Cómo hacer el Cierre de Ejercicio

Se acaba el año, y como es habitua,l sugerimos a nuestros usuarios que realicen el cierre o cambio de ejercicio.

¿Por qué hay que realizar el cierre?

Usar una base de datos por cada ejercicio económico nos permitirá realizar comparativas y gráficos de distintos años, obtener un mejor rendimiento del programa, o evitar perder todos los datos en caso de sufrir daños en el disco duro de nuestro equipo, base de datos, archivos, etc…

Antes de continuar debemos recordarle que si usa SimplyGest en varios puestos deberá realizar el cierre o cambio de ejercicio en el equipo que actúa de servidor de datos. Además, si usa el sistema de conexión “Multitienda“, deberá configurar los puestos para que actúen de forma independiente, realizar el cierre de ejercicio, y una vez finalizado el proceso volver a restablecer la configuración de red en modo Multitienda, añadiendo en la configuración de tiendas remotas las empresas creadas en todas las tiendas para el nuevo ejercicio.

¿Cuándo debemos realizar el cierre?

Puede realizarse en cualquier momento. Aunque lo habitual es hacerlo coincidiendo con la entrada al nuevo año, también puede realizarse, por ejemplo, después del periodo de rebajas, tras terminar un trimestre o temporada, etc…

¿Cómo realizamos el cierre?

Al ejecutar el programa se nos mostrará una ventana en la cual podremos observar todas las empresas que hemos creado y usado hasta el momento. Es importante introducir el año correspondiente a cada empresa en la columna destinada a ese dato, ya que eso nos permitirá filtrar esa ventana de forma que podamos ver todas las empresas, las empresas actuales o empresas de años anteriores.

cambio1
Seleccionaremos la empresa actual, para la cual vamos a realizar el cierre y pulsaremos el botón “Opciones” que encontraremos en la parte inferior de la ventana y pulsaremos sobre la opción “Duplicar Actual”.

cambio2

A continuación se nos mostrará una pequeña ventana en la cual deberemos introducir el nombre de la nueva empresa (base de datos). Luego, el programa nos mostrará una ventana denominada “Copiar Empresa” donde se nos preguntará “¿Qué datos deseamos copiar en la nueva empresa?”. Como se trata del Cierre de Ejercicio, lo habitual es copiar todos menos los historiales de movimientos. Por lo tanto, seleccionaremos la opción “Solo los siguientes”.

cambio3Comprobaremos que existe una opción que permite copiar únicamente los documentos pendientes de pago y Vales Descuento. Aunque tendremos que tener en cuenta que no podremos comenzar desde el número 1 la enumeración de las ventas del nuevo ejercicio, debiendo de continuar con la numeración correlativa del ejercicio anterior. De esa forma podremos copiar en la nueva base de datos los documentos pendientes de pago/cobro y vales descuentos del ejercicio anterior.

Por el contrario, si no copiamos ningún dato de Historiales, debemos indicar la Fecha de Inicio del nuevo ejercicio, y podremos comenzar el nuevo ejercicio empezando con una nueva enumeración.

cambio4Por último, y para finalizar el proceso, solo nos quedará pulsar el botón “Crear Copia“.

De esta forma, hemos creado una copia de la empresa del año anterior, en la que seguiremos trabajando a partir de ahora. La empresa “antigua” seguirá estando disponible para poder realizar consultas, comparativas, e informes en cualquier momento.

Haciendo clic aquí encontrará un video tutorial en el que se detalla el proceso. En el Manual de Usuario del programa también encontrará información de ayuda.

Es importante, que tras realizar el cierre de ejercicio, accedamos a la nueva empresa y comprobemos que la fecha de inicio sea la correcta. Si deseamos continuar con la numeración, y poder modificar documentos pendientes del ejercicio anterior deberemos igualar la fecha de inicio a la del documento más antiguo registrado en la base de datos.

Recuerde que esta operación debe realizarse en el/los equipos que actúen como servidor de datos.

Existen otras formas de realizar el cambio de año, ya que básicamente el proceso consiste en copiar datos de una empresa a otra. Recuerde que el cambio de año o es un proceso opcional y recomendado, pero no obligatorio.